Raport

VI. Viadrina Compliance Congress

10-11 lipca 2018 r., Ottobock Science Center Berlin 

VI. Viadrina Compliance Congress odbył się w Ottobock Science Center w Berlinie pod tytułem "Z przeszłości do przyszłości rozwoju compliance". Wydarzenie zostało zorganizowane przez Viadrina Compliance Center we współpracy z Compliance Academy. Konferencja, na którą składały się cztery panele, była okazją do zapoznania się z bieżącym rozwojem compliance. Pierwszy dzień konferencji skupiał się na modelach motywacyjnych i wspólnych standardach. W drugim dniu konferencji chodziło o wymogi dotyczące przejrzystości i ujawniania jako kontrola compliance. Ponadto przedstawiono pewność prawną i wiarygodność dochodzeń wewnętrznych.

Powitanie i otwarcie

Konferencja składała się z czterech tematycznie uporządkowanych paneli. Rozpoczął się ciepłym powitaniem wszystkich gości przez Niels Helle-Meyera (Uniwersytet Europejski Viadrina), Elisabeth Quack (Ottobock Science Center), Dr. Rainera Markforta (DICO) i Susanne Friedrich (Alliance for Integrity) i prof. Dr med. Bartosz Makowicz (dyrektor Centrum Zgodności Viadrina). W tej części konferencji podkreślono, że nie tylko firmy, ale także instytucje publiczne stoją przed problemami compliance. Tegoroczna edycja konferencji skupiała się na poziomie krajowym, ponieważ rozwój przestrzegania przepisów nabrał nowego wymiaru. Przemówienie otwierające podkreśliło sukces VCC jako wspólnej platformy wymiany dla przedstawicieli nauki, biznesu i administracji.

Wykład honorowy

Pierwszy panel konferencji został zaprezentowany honorowym wykładem Prof. Dr. Bartosza Makowicza (Viadrina Compliance Center) i Prof. Dr. Christopha Brömmelmeyera (Uniwersytet Europejski Viadrina). Najpierw przejął słowo Prof. Dr. Bartosz Makowicz i przedstawił obecny rozwój compliance. Ustawodawca, administracja i sądownictwo wzywają do wprowadzenia efektywnego CMS. Dzięki umowie koalicji sankcja korporacyjna została zreorganizowana w 2018 roku. Celem jest osiągnięcie skutecznego i adekwatnego ścigania przestępstw. Ponadto przeprowadzono reorganizację dochodzeń wewnętrznych, w szczególności poprzez skonfiskowane dokumenty i poszukiwania oraz zachęty do ujawnienia. Globalne środowisko biznesowe staje się bardziej ryzykowne. Znaczenie sprawdzania partnerów biznesowych stale rośnie. CMS (Compliance Management System) jest integralną częścią struktury zgodności.

Następnie słowo Prof. Dr. Christoph Brömmelmeyer. Zgodnie z orzeczeniem BGH z dnia 09.05.2017 grzywna może zostać nałożona na osobę prawną, która wdrożyła skuteczny system zarządzania zgodnością z przepisami w celu zapobiegania naruszeniom. Jednakże czas oceny środków jest wątpliwy. Pewne jest, że skuteczny CMS powinien znacznie utrudnić sprawców naruszenia.

1.Panel: modele zachęt poprzez nagradzanie za zgodność: wpływ, kodyfikacja i przyszłość

Pierwszy panel konferencji poświęcono modelom motywacyjnym poprzez nagrody za zgodność. Moderacja tego panelu została wykonana przez Prof. Dr. Christopha Brömmelmeyera. Dr. Katrin Roesen z Bundeskartellamt wygłosiła pierwszy wykład. Podkreśliła, że firmy, które popełniają poważne przestępstwa gospodarcze, nie powinny korzystać z zamówień publicznych i koncesji. Wraz z wprowadzeniem rejestru konkurencji, w przyszłości instytucje zamawiające będą mogły zweryfikować za pomocą jednego elektronicznego dochodzenia w całym kraju, niezależnie od tego, czy firma doszła do odpowiednich naruszeń prawnych. Rejestr konkursowy zostanie uruchomiony w 2020 r. Zapytania w rejestrze konkursowym mogą być zgłaszane wyłącznie przez instytucje zamawiające w kontekście procedur udzielania zamówień. Rejestr nie będzie widoczny dla publiczności.

W następnym wykładzie Holger Beutel mówił o compliance w handlu zagranicznym. Przedsiębiorstwa uczestniczące w handlu zagranicznym, których asortyment obejmuje towary lub towary, które mogą być wykorzystywane w krytycznym celu, są zobowiązane do wdrożenia wewnętrznego programu zgodności. Tylko wiarygodne firmy otrzymują pozwolenie. Pojęcie niezawodności nie jest prawnie zdefiniowane. Niezawodność jest zgodnością z obowiązującymi przepisami, które można zrównać z terminem zgodności.

Następny Dr. Amr Sarhan, sędzia sądu okręgowego w Kolonii, skomentował pytanie, czy CMS może wpływać na łagodniejszą odpowiedzialność karną. Jego zdaniem CMS musi w rzeczywistości mieć wpływ lub znacznie zmniejszać ryzyko. Decydujące są szczególne okoliczności danego przypadku. Zatem CMS może mieć wpływ na grzywnę, jeśli jest wiarygodna, asertywna i odpowiednia dla ryzyka.

Ponadto Dr. Klaus Moosmayer wypowiedział się na temat związku między dochodzeniami wewnętrznymi a przestrzeganiem przepisów. Aby zachować zgodność z wymogami, firma może tworzyć zachęty. Wymagane są także zachęty dla publicznych korporacji. Firmy, które wewnętrznie informują i zgłaszają naruszenia jako część dobrej zgodności, potrzebują pewności prawnej, że nie zostaną ukarani za swoje własne zachowanie. W związku z tym wymagane jest rozporządzenie prawne.

 

2.Panel: compliance z różnymi prędkościami lub na drodze do powszechnego, międzybranżowego standardu?

Drugi panel konferencji, moderowany przez Prof. Dr. Petera Fissenewerta z Buse Heberer Fromm odpowiedział na pytanie, czy compliance przebiega z różnymi prędkościami, czy jest też na drodze do powszechnych standardów międzybranżowych. Pierwsza prezentacja została wygłoszona przez Ralfa Stracke (Deutsche Kreditbank AG). Mówca wyjaśnił, że niemiecki sektor bankowy doznał w 2017 r. wiele nowych przepisów, które mają zostać włączone do procesów banków. Przepisy powinny być traktowane jako szansa. Zapobieganie praniu pieniędzy jest zadaniem państwowym. Tak więc państwo powinno również dostarczać "narzędzia".

Kolejnym ekspertem tego panelu był Lutz Cauers (Deutsche Bahn AG). Praca nad compliance powinna koncentrować się na uczciwości i zapobieganiu. Celem jest zapobieganie potencjalnym naruszeniom z góry jako uczciwemu i godnemu zaufania partnerowi biznesowemu. CMS opiera się na międzynarodowych i krajowych wymogach prawnych oraz standardach. Ma to na celu wczesne rozpoznanie ryzyka braku zgodności i podjęcie odpowiednich środków.

Birgit Laitenberger (Federalne Ministerstwo Spraw Wewnętrznych) mówiła o compliance w administracji publicznej. Laitenberger podkreśliła, że zgodność powinna być postrzegana bardziej jako działanie zapobiegawcze. Administracja publiczna musi działać uczciwie, aby zdobyć publiczne zaufanie, ponieważ ponosi polityczną odpowiedzialność. Wraz z rocznymi raportami na temat "Zapobiegania korupcji w administracji federalnej" rząd federalny składa sprawozdanie niemieckiemu Bundestagowi.

W ostatniej prezentacji panelu Martin Stadelmeier (Stuttgart Airport GmbH) mówił o strukturach organizacyjnych jednostki zgodności. Zarządzanie ryzykiem, zarządzanie polityką, struktura organizacyjna i organizacja procesów powinny zapewniać identyfikację i unikanie ryzyka dla biznesu i reputacji na wczesnym etapie. Dalsza realizacja zintegrowanego zarządzania zgodnością jest ważnym celem FSG, a zatem również częścią programu fairport. System zarządzania zgodnością składa się z trzech komponentów: kodu fairport, bazy danych i szkolenia.

3.Panel: Zwiększona przejrzystość i wymogi dotyczące ujawniania informacji jako kontrola compliance

 

W ramach moderacji Pana Floriana Schalla z Deloitte Legal Rechtsanwaltsgesellschaft mbH odbył się w drugim dniu wydarzenia, trzeci panel pod tytułem "Zwiększona przejrzystość i obowiązki informacyjne jako kontrola compliance".

Prof. Dr. Sonja Wüstemann otworzyła panel z prezentacją z punktu widzenia administracji biznesowej. Wykazała się swoją wiedzą ogólną głównie w zakresie stosunków gospodarczych, obserwacji i badań dotyczących możliwych skutków zwiększenia obowiązków przejrzystości na rynku kapitałowym. Między innymi wspomniała, że ​​przedsiębiorstwa nie powinny uważać zwiększonych obowiązków ujawniania za ciężar, ale że korzyści ekonomiczne są dostępne i zawsze ważne jako zachęta do spełnienia wymogów ujawniania informacji.

Jako przedstawiciel Bundesanzeiger Verlag, Ulf Krause szczegółowo przedstawił Rejestr Przejrzystości, który funkcjonuje od połowy zeszłego roku, i skomentował spostrzeżenia poczynione dotychczas przez firmy w tym zakresie. Nowością jest to, że beneficjenci rzeczywiste, czyli prawdziwi właściciele firm, muszą zostać ujawnieni, co stanowi wyzwanie dla dużej liczby przedsiębiorców, ponieważ nie są oni nawet pewni, czy są oni zobowiązani do rejestracji w rejestrze służącym przejrzystości. Podkreśla również możliwość uzyskania dostępu do rejestru przejrzystości, na przykład, zgłoszonego do wykorzystania przez dziennikarzy. Tutaj Ulf Krause podkreśla, że ​​inspekcja jest możliwa tylko po okazaniu uzasadnionego interesu.

Ponadto Dr. Andreas Novak z Transparency International Germany e.V. w swoim wystąpieniu najpierw w rejestrze konkurencji, który będzie zawierał wpisy dotyczące przestępstw, wykroczeń i innych naruszeń. Jako doświadczony człowiek w dziedzinie przestrzegania przepisów zajmował się również kwestiami ochrony informatorów, co jest dla niego nie tylko kwestią prawną, ale także społeczną. W Niemczech ochrona osób zgłaszających przypadki naruszenia nadal nie jest wystarczająco rozwinięta i wynika to w dużej mierze z faktu, że pozycja społeczna takiego informatora wiąże się z negatywnymi konsekwencjami. Brak jest również ochrony zatrudnienia w tym obszarze.

Jako przedstawiciel SMS GmbH oraz jako członek zarządu DICO e.V., Meinhard Remberg uczestniczył w tej dyskusji i przedstawił swoje poglądy na temat zgodności w odniesieniu do wymogów przejrzystości i ujawniania informacji w średnich przedsiębiorstwach. Wypytywał o zastanawiające pytanie, czy przestrzeganie prawa wynika z lęku czy przekonań. Wyraźnie pozycjonuje się, argumentując, że przestrzeganie przepisów jest zarówno obecne, jak i przestraszone przed sankcjami i obawami przed utratą reputacji biznesowej. Ale należy pamiętać, że w przyszłości tylko compliance może być naprawdę dobra przez przekonanie. Właśnie tego potrzebujemy, aby osiągnąć przekonanie o zgodności w firmie.

 

4. Panel: Pewność prawna i wiarygodność dochodzeń wewnętrznych

4. Również w ostatnim panelu VI. W edycji VCC uczestniczyli przedstawiciele różnych sektorów, którzy dyskutowali na temat "Pewności prawnej i wiarygodności wewnętrznych dochodzeń". Pod kierunkiem Dr. Harald Potinecke, który jest partnerem w kancelarii CMS Hasche Sigle, dyskutowali na  różne tematy w zakresie compliance, prawa pracy, ochrony danych i ścigania karnego.

Jako główny specjalista ds. compliance w Ottobock SE & Co. KGaA, André Stein zilustrował pozycję osób, które otrzymują i śledzą informacje w firmie. Pokazał, jak proces przechodzi od podpowiedzi do wyjaśnienia i odesłany w swoim oświadczeniu do przebiegu dochodzeń wewnętrznych. Z punktu widzenia interesów firmy, wyjaśnił znaczenie osiągnięcia porozumienia w przypadku naruszenia zgodności. W swoich uwagach dotyczących dochodzeń wewnętrznych pojawiło się pytanie, czy iw jakim przypadku samo ujawnienie się przez firmę ma sens.

Michael Loer jako prokurator we Frankfurcie nad Menem podkreślił, że w każdym przypadku należy indywidualnie rozważyć, czy uzasadnione jest zgłoszenie podejrzanej sytuacji właściwemu organowi. Podczas dyskusji pojawiło się pytanie, czy współpraca z organem kryminalnym jest opłacalna. Czyniąc to, argumentował, że początkowo istnieją dwa oddzielne punkty wyjścia: w pierwszym przypadku nakaz rewizji już istnieje, lub w innym przypadku nie istnieje, a firma trafia do władzy karnej. Pokazał, co oznacza formalna i materialna współpraca. Wreszcie stwierdził, że trudno jest ustanowić ramy prawne dla dochodzeń wewnętrznych.

Prof. Dr. Lena Rudkowski rozszerzyła dyskusję na temat aspektów prawa pracy jako profesor na Uniwersytecie w Gießen. W swoich uwagach odniosła się do obowiązku pracodawców do ujawnienia pracownikom informacji o naruszeniach zgodności. W każdym przypadku ważne jest, aby we wszystkich przypadkach przestrzegać zasad równego traktowania i zachowywać się konsekwentnie ze wszystkimi pracownikami, aby nie dopuścić do naruszenia przepisów prawa pracy. Na wniosek moderatora, czy jest to uzasadnione, aby oferować świadczenia pracownikom, wyraża ona zgodę, ale tylko w przypadkach, gdy świadczenia oferowane są jako zachęta do współpracy. W ramach dyskusji nad GDPR pojawiło się pytanie, które z badań w przedsiębiorstwie należy w ogóle uznać za dopuszczalne. Na przykład, nadzór wideo, badania przesiewowe i prywatne korzystanie z poczty e-mail w miejscu pracy zostały wymienione jako słowa kluczowe, które nie zostały jeszcze sfinalizowane.

Dr. Matthias Korte wziął udział w panelu jako przedstawiciel Federalnego Ministerstwa Sprawiedliwości i Ochrony Konsumentów i podkreślił swoją opinię, że nie tylko ważne, ale również konieczne jest zapewnienie pewności prawnej w zakresie zajęcia i przeszukania. Wadą niemieckiego porządku prawnego jest również to, że firmy są jak dotąd tylko dotknięte, a nie oskarżone. Należy ponownie rozważyć sytuację proceduralną przedsiębiorstwa. Opowiadał się również za wymogami prawnymi w zakresie dochodzeń wewnętrznych, ale powinno to mieć charakter ogólny i nie powinien zawierać katalogu środków, ponieważ duży zakres takiego systemu uniemożliwiłby stworzenie jednolitego rozporządzenia dla wszystkich przedsiębiorstw.

Zakończenie

Szósty Viadrina Compliance Congress zakończył się sukcesem, pokazując, że istnieje ogromna potrzeba dyskusji wśród interesariuszy zaangażowanych w branżę compliance. Prof. Dr. Bartosz Makowicz przejął ostatnie słowo i podsumował wyniki VI. VCC. W ciągu dwóch dni wydarzenia wiele się mówiło o stworzeniu ram regulacyjnych dla zachęt, o zachętach do nakładania sankcji, a także o wymogu przejrzystości prawnej jako elementu kontrolnego i o ich deficytach w zakresie dokładności raportowania. Dopiero okaże się, jakie standardy CMS są konieczne, aby uwzględnić wszystkie podniesione kwestie i spełnić wymagania wszystkich przedstawicieli. Jest to kwestia, która będzie rozpatrywana przez dłuższy czas. Prelegenci i publiczność opowiedziały o osobistych i zawodowych doświadczeniach w poszczególnych panelach, które zapewniły wszechstronny wgląd w odpowiednie obszary tematyczne, a tym samym promowały wspólne dyskusje, które również stworzyły pomysły i zachęty na przyszłość. Pozostaje sprawdzić, w jakim stopniu poruszane tematy będą ewoluować, a wyniki i zagadnienia zostaną przedstawione w kolejnej, a jednocześnie VII edycji VCC w przyszłym roku.

Agata Adamowicz, LL.M. und Nicole Wilczek, LL.B